وُضعت إجراءات مشاركة البيانات للاستخدام الثانوي بغرض تقديم إطار عمل إجرائي للقطاع العام، والقطاع الخاص، والجهات/الجامعات المعنية بالبحث والتطوير والابتكار، والأفراد بشأن موائمة ممارسات المشاركة لضمان استيفاء جميع الضوابط والمتطلبات اللازمة وفقا لهذه القواعد والوثائق التنظيمية الأخرى ذات العلاقة.
تتم معالجة طلبات مشاركة البيانات خلال عشرة أيام عمل من تاريخ تقديم الطلب، وذلك من خلال اتباع الخطوات الآتية:
1. تبدأ عملية مشاركة البيانات عند تقديم طلب مشاركة البيانات من الجهة الطالبة (القطاع العام، أو القطاع الخاص، أو الجهات/الجامعات المعنية بالبحث والتطوير والابتكار، أو الأفراد) إلى الجهة المطلوب منها مشاركة البيانات.
2. يقوم مكتب إدارة البيانات لدى الجهة المطلوب منها مشاركة البيانات بإحالة الطلب للموظف المختص لتقييمه واستكمال الإجراءات.
3. يقوم مكتب الجهة المطلوب منها مشاركة البيانات بالاستمرار في خطوات عملية مشاركة البيانات في حال كانت البيانات المطلوب مشاركتها متوفرة في قاعدة بيانات الجهة وكان الغرض من الطلب يتوافق مع البيانات المطلوبة، مع استيفاء جميع المبادئ الواردة في سياسة مشاركة البيانات وهذه القواعد.
3.1. يتم رفض الطلب في حال عدم استيفاءه لمبدأ واحد أو أكثر من المبادئ الواردة في سياسة مشاركة البيانات الوطنية والمبادئ المنصوص عليها في هذه القواعد، وفي حال الرفض يتم تقديم رد مسبب لمقدم الطلب وإتاحة الفرصة للتعديل والموائمة وفق الملاحظات المقدمة.
3.2. عند استيفاء جميع مبادئ مشاركة البيانات ومبادئ هذه القواعد، يقوم المختصين لدى مكتب البيانات باستكمال خطوات عملية مشاركة البيانات.
4. تقوم الجهة المطلوب منها مشاركة البيانات بالتحقق من مستوى تصنيف البيانات المطلوبة، وذلك وفقا للآتي:
4.1 في حالة عدم تصنيف البيانات المطلوبة وكانت الجهة المطلوب منها مشاركة البيانات جهة عامة، فيتم تصنيف البيانات وفق ما نصت عليه سياسة تصنيف البيانات الصادرة عن الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي.
4.3. في حال كانت الجهة المطلوب منها مشاركة البيانات جهة عامة، وتم تحديد مستوى التصنيف على أنه "سري" أو "سري للغاية"، يتعين على مكتب إدارة البيانات في الجهة الأخذ بالاعتبار حساسية البيانات ومدى الحاجة للحصول على موافقات إضافية من صاحب الصلاحية لدى الجهة العامة المطلوب منها مشاركة البيانات.
4.4. في حالة تحديد مستوى التصنيف على أنه "عام"، يمكن لمكتب إدارة البيانات لدى الجهة العامة مشاركة البيانات المطلوبة مباشرة دون الحاجة لتوقيع اتفاقية لمشاركة البيانات، وللجهة العامة تضمين هذه البيانات ضمن الأولويات المتصلة بخطة البيانات المفتوحة ورفعها على المنصة الوطنية للبيانات المفتوحة.
4.5. في حال استيفاء جميع المبادئ، يتم مراعاة مستوى التصنيف للبيانات محل الطلب، ويقوم مكتب إدارة البيانات في الجهة المطلوب منها مشاركة البيانات بتحديد الضوابط المناسبة لضمان الالتزام بمبادئ مشاركة البيانات وتحقيق الأهداف المحددة لكلٍّ منها، إضافة إلى تحديد القنوات المناسبة للمشاركة مع مراعاة نوع البيانات وتصنيفها.
5. بعد تحديد ضوابط وقنوات مشاركة البيانات الملائمة، ينبغي لمكتب إدارة البيانات توضيحها بالتفصيل في اتفاقية مشاركة البيانات التي يجب على جميع الأطراف المعنية بعملية مشاركة البيانات التوقيع عليها.
6. يقوم الأطراف بتضمين آليات وإجراءات حل النزاع في اتفاقية مشاركة البيانات.
7. بعد توقيع اتفاقية مشاركة البيانات، يقوم مكتب الجهة المطلوب منها مشاركة البيانات باستكمال عملية المشاركة مع مقدم الطلب بعد ضمان إخفاء هوية أصحاب البيانات الشخصية الذين تمت مشاركة بياناتهم وما يدل على هويتهم بشكل مباشر أو غير مباشر.