تنطبق أحكام هذه السياسة على بيانات الجهات الحكومية، وتنظم عملية مشاركتها مع مقدم الطلب أياً كان شكلها أو طبيعتها، ويشمل ذلك السجلات الورقية ورسائل البريد الإلكتروني والبيانات المخزنة على الوسائط الإلكترونية أو أشرطة الصوت أو الفيديو أو الخرائط أو الصور الفوتوغرافية أو المخطوطات أو الوثائق المكتوبة بخط اليد، أو أي شكل آخر من أشكال البيانات المسجلة.
لا تنطبق أحكام هذه السياسة على مشاركة بيانات الجهات الخاصة أو البيانات التي لدى الأفراد، كما لا تنطبق أحكام هذه السياسة في حال كان مقدم الطلب جهة حكومية وكان الطلب لأغراض أمنية أو لاستيفاء متطلبات قضائية أو إنفاذاً لأحكام نظام، أو تنفيذاً لاتفاقية دولية تكون المملكة طرفًا فيها.