اللائحة التنظيمية للمجلس التنسيقي لمنشآت خدمة حجاج الداخل

​يقصد بالكلمات والعبارات الآتية-أينما وردت في هذه اللائحة- المعاني المبينة أمام كل منها، مالم يقتض السياق غير ذلك:

الوزارة: وزارة الحج والعمرة.

الوزير: وزير الحج والعمرة.

المجلس: المجلس التنسيقي لمؤسسات وشركات خدمة حجاج الداخل.

رئيس المجلس/مجلس الإدارة: رئيس مجلس إدارة المجلس التنسيقي لمنشآت خدمة حجاج الداخل.

المنشآت: مؤسسات وشركات خدمة حجاج الداخل المرخص لها بالخدمة من الوزارة.

الأمانة العامة: الأمانة العامة للمجلس التنسيقي.

الأمين العام: أمين عام المجلس التنسيقي لمنشآت خدمة حجاج الداخل.

الحجاج: المواطنون والمقيمون بالمملكة العربية السعودية الحاصلين على تصاريح حج من الجهة المختصة. ​

المجلس كيان غير ربحي يستهدف التنسيق بين المنشآت، كما يعمل على تنفيذ العديد من المبادرات، وعقد الشراكات مع القطاع الخاص والقطاع غير الربحي؛ لتحسين فرص عمل المنشآت. ​​​

​​مقر المجلس الدائم والأجهزة التابعة له بمكة المكرمة وتعقد اجتماعاته بذلك المقر، ويجوز عند الحاجة أن يعقد في مكان آخر أو (عن بعد) بموافقة رئيس المجلس، وتوجه كافة مخاطبات المجلس ومراسلاته على عنوانه الدائم. 

​​أولًا: يخضع المجلس لإشراف الوزارة، ويتمتع المجلس بالشخصية الاعتبارية التي تخوله التعامل باسمه ولحسابه كما تمنحه الحق في اكتساب الحقوق وتحمل الالتزامات.

ثانيًا: يمثل رئيس مجلس الإدارة أو من يفوضه المجلس فيما يلي:

1. أمام الوزارة فيما يختص به من مهام وكل ما يتعلق بالغرض الذي تم إنشائه من أجله.
2.  في التواصل والتنسيق مع الجهات الرسمية والقطاع الخاص والغير ربحي بعد موافقة الوزارة.
3. في التقاضي والمرافعة والمدافعة باسم المجلس أمام الجهات القضائية بمختلف أنواعها ودرجاتها. ​​
   

​يهدف المجلس إلى:

1. المساهمة في تحقيق مستهدفات رؤية المملكة العربية السعودية والأهداف التي تحددها الوزارة.
2. التنسيق بين المنشآت لضمان تظافر وتكامل الجهود.
3. تقديم المبادرات، وعمل الدراسات، في مجالات خدمة حجاج الداخل لحل المشاكل وتحسين وتجويد الخدمة المقدمة للحجاج، وتفعيل دوره التنسيقي.
4. نشر ثقافة حوكة الأعمال والمهام لدى المنشآت والعمل على استدامتها.
5. نشر وتعزير ثقافة العمل التطوعي وبرامج المسؤولية المجتمعية لدى المنشآت.​
   

يختص المجلس بالمهام التالية:

1. إجراء التنسيق اللازم مع الوزارة، والقطاع الخاص، والقطاع الغير ربحي - ذات العلاقة بخدمات حجاج الداخل - وبين المنشآت في كل ما يسهم في رفع مستوى الخدمة المقدمة للحجاج وتيسير أداء نسكهم.
2. تمثيل المنشآت لدى الوزارة فيما يدخل في اختصاصات المجلس في جميع ما يتعلق بخدمة الحجاج.
3. تمثيل المنشآت في المؤتمرات والندوات ووسائل الإعلام بعد موافقة الوزارة.
4. تحقيق الترابط والتكامل بين المنشآت وتقوية التنافس فيما بينها.
5. الاستعانة بالجهات المختصة وبيوت الخبرة لإعداد البحوث والدراسات اللازمة لتطوير العمل المهني بالمنشآت وكذلك تطوير الخدمات وأساليب تقديمها، وإبداء النصح والمشورة لرفع مستوى الأداء.
6. اقتراح السياسات والبرامج التي تحقق أهداف وغايات المجلس.
7. تطوير وتنمية موارد المجلس بعد إجراء دراسات الجدوى اللازمة.
8. توثيق المعلومات والبيانات الخاصة بأنشطة المجلس وأعمال الحج وكذلك البيانات الخاصة بالمنشآت.
9. تنظيم الدورات التدريبية للعاملين في المنشآت بالتنسيق مع الوزارة.
10. نشر الثقافة والتوعية بكل ما من شأنه تطوير خدمة الحجاج.
11. إنشاء نظام آلي متطور للاتصال بكافة المنشآت يكفل سرعة تمرير المعلومات وربط ذلك بمركز      معلومات الحج والعمرة بالوزارة.
12. العمل على تسوية النزاعات التي قد تنشأ فيما بين المنشآت أو فيما بين الشركاء بالشركة الواحدة، وكذلك العمل على تسوية مطالبات الحجاج التي تنشأ عن التقصير في الخدمة المتفق عليها مع المنشآت وفق الآلية المعتمدة من الوزارة، وبما لا يتعارض مع ما هو مناط بالجهات ذات الاختصاص.
13. مناقشة الخطة التشغيلية والميزانية التقديرية للمجلس والتي يتم تكليف الأمانة العامة بإعدادها.
14. تنفيذ برامج ومشاريع ومبادرات تساهم في تطوير وتحسين أعمال وخدمات المنشآت بالتنسيق مع الوزارة.
15. تقديم الدعم والمساندة والمشورة للمنشآت.
16. عقد المؤتمرات والندوات والبرامج والأنشطة ذات العلاقة بشؤون الحج بعد أخذ موافقة الوزارة.
17. القيام بكافة ما يسند له من مهام إضافية من الوزارة ضمن المهام الأساسية للمجلس.
18. اقتراح الحلول للمشاكل والمعوقات التي قد تواجه قطاع خدمة حجاج الداخل.​
    

​يتولى المجلس المهمات المسندة إليه في المادة (السادسة) من اللائحة باستثناء ما يُسند إلى الجمعية العمومية، وتحدد اللائحة التنظيمية الداخلية للمجلس قواعد وإجراءات عمله. ​​

​يتكون المجلس التنسيقي من الأجهزة التالية:

1. الجمعية العمومية.
2. مجلس الإدارة.
3. اللجان الدائمة والمؤقتة.
4. الأمانة العامة.​
   

​​تتكون الجمعية العمومية من جميع ملاك المؤسسات ومديري عموم الشركات ولكل منهم حق التصويت فيها. ​

​تختص الجمعية العمومية للمجلس بالآتي:

1. اعتماد المقابل المالي للخدمات التي يقدمها المجلس.
2. اعتماد الميزانية السنوية والتقرير السنوي للمجلس.
3.  تحديد المستحقات المالية لرئيس المجلس ونائبه والأمين العام.
4.  أي قرارات يطرحها المجلس للتصويت ويدرجها ضمن جدول الأعمال.
5. الانتخابات لعضوية مجلس الإدارة.
   

​​​​​يكون انعقاد الجمعية العمومية وفقاً للآتي:

1.     تنعقد الجمعية العمومية بدعوة من رئيس المجلس، وللوزارة طلب انعقادها بناء على طلب (30%) من ملاك المؤسسات ومديري عموم الشركات أو بناء على طلب المحاسب القانوني للمجلس، أو كلما دعت الحاجة لذلك.

2.     توجه دعوة لانعقاد الجمعية العمومية قبل خمسة عشر يوماً على الأقل بالإعلان عنها وارسال الدعوة إلى ملاك المؤسسات ومديري عموم الشركات موضحاً بالإعلان مكان، وزمان انعقاد الجمعية، وطريقة الانعقاد، وبرسائل إلكترونية على عناوين البريد الإلكتروني المقيدة في سجلات المجلس بالإضافة إلى الخطابات المسجلة، وتشمل الدعوة جدول الأعمال وترسل صورة منه إلى الوزارة (ورقياً أو إلكترونياً) في نفس توقيت إرسال الدعوة إليهم.

3.     يحق للوزارة أن توفد مندوباً أو أكثر لحضور الجمعية العمومية للمجلس كمراقبين، ويتولى أحدهم أمانة سر اجتماع الجمعية.

4.     يكون لكل مال​ك مؤسسة أو مدير عام شركة من أعضاء المجلس التنسيقي الحق في حضور الجمعية العمومية ولهم أن يوكلوا عنهم أحد ملاك المؤسسات أو أحد مديري عموم الشركات من غير أعضاء المجلس التنسيقي بموجب وكالة شرعية، ويجوز أن يمثل نفسه ومن يخوله.

5.     يجوز لكل مالك مؤسسة أو مدير عام شركة أن يوكل من يرى بموجب توكيل شرعي واحد موضح بالوكالة لحضور اجتماع الجمعية العمومية، ويحق للوكيل أن يمثل أكثر من منشأة بموجب الوكالات الشرعية، ولا يحق للرئيس أو نائبه أو أعضاء المجلس أن يكون وكيلا عن مالك مؤسسة أو مدير شركة.

6.     تناقش الجمعية العمومية الحسابات الختامية للعام المالي السابق وتقرها، وكذلك التصويت على أي موضوعات يطرحها المجلس وتتطلب موافقة الجمعية العمومية.

7.     تنعقد الجمعية العمومية مرة على الأقل كل سنة خلال الستة شهور التالية لانتهاء السنة المالية واعتمادها من قبل الوزارة، ويجوز دعوة الجمعية العمومية للانعقاد كلما دعت الحاجة إلى ذلك.

8.     تودع في مقر المجلس نسخ من تقارير الميزانية السنوية للمجلس والتقرير المفصل عن نشاط المجلس ومركزه المالي الموقعة من رئيس مجلس الإدارة وتكون تحت تصرف ملاك المؤسسات ومديري عموم الشركات للاطلاع عليها فقط خلال الفترة من تاريخ الإعلان عن موعد انعقاد الجمعية العمومية وحتى تاريخ انعقاد الجمعية، وعلى رئيس مجلس الإدارة أن يرسل صور من هذه الوثائق إلى الوزارة قبل تاريخ انعقاد الجمعية العمومية بخمسة عشر يوماً على الأقل.

9.     يسجل ملاك المؤسسات ومديري عموم الشركات الراغبون في حضور الجمعية العمومية سواءً أصالة أو وكالة أسمائهم لدى المجلس قبل انعقادها على أن يتم تحرير كشف بأسماء الحاضرين والممثلين وعددهم أصالة ووكالة عند انعقاد الجمعية، ويحق لكل منهم الاطلاع على هذا الكشف، وأن يتم الاعلان عن عدد الحضور قبل انعقاد الجمعية العمومية بنصف ساعة.

10.      يشترط لصحة الاجتماع حضور رئيس المجلس أو نائبه.

11.      يجوز عقد اجتماعات الجمعية العمومية للمجلس ومجلس الإدارة والتصويت على القرارات بالوسائل الإلكترونية وفقاً للضوابط الآتية:

أ. أن تتم المشاركة بفعالية عن طريق نقل مرئي وصوتي لحظي للاجتماع باتصال مباشر، والاستماع وإبداء الرأي، ومناقشة بنود الاجتماع، وتوجيه الأسئلة والرد عليها، والتصويت على القرارات.

ب. على رئيس الاجتماع أن يوضح في بداية الاجتماع نسبة المشاركة الإلكترونية.

ت. إعداد محضر يتضمن وقائع الاجتماع ونتائج التصويت على القرارات، مع الاحتفاظ بتسجيل صوتي ومرئي لوقائع الاجتماع.

ث. يكون للمشاركة الإلكترونية عن بعد ذات أثر المشاركة الحضورية.

ج. على المجلس تحديد الإجراءات الإلكترونية لتسجيل الحضور، والتصويت على القرارات، ونشر تلك الإجراءات على الموقع الإلكتروني للمجلس.

12.      يكون انعقاد الجمعية حضورياً أو عن بعد، أو بهما معاً.

13.      تحتسب أصوات المشاركين في اجتماع الجمعية العمومية للمجلس بواسطة وسائل التقنية الحديثة والمصوتين آلياً ضمن نصاب صحة الاجتماع والقرارات.

14.      لا يكون انعقاد الجمعية العمومية صحيحاً إلا إذا حضره عدد من ملاك المؤسسات ومديري عموم الشركات أصالة أو وكالة بما يمثل نسبة 51% من اجمالي عدد المنشآت المرخص لها، فإذا لم يتوفر النصاب في الاجتماع الأول وجهت دعوة إلى عقد اجتماع ثان خلال الخمسة عشر يوما التالية للاجتماع السابق بحد أقصى أو خلال سبعة أيام بحد أدنى، ويعتبر الاجتماع الثاني صحيحاً أياً كان عدد الحاضرين من ملاك المؤسسات ومديري عموم الشركات، وتصدر قرارات الجمعية العمومية بالأغلبية لعدد الحضور الممثلة في الاجتماع أصالة ووكالة.

15.      لا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة الاشتراك في التصويت على قرارات الجمعية العمومية التي تتعلق بإبراء ذمتهم من المسئولية عن إدارتهم.

16.     لكل مالك مؤسسة أو مدير عام شركة حق مناقشة الموضوعات المدرجة في جدول أعمال الجمعية وتوجيه الأسئلة بشأنها إلى أعضاء مجلس الإدارة في أو المحاسب القانوني للمجلس، وعلى المجلس أو المحاسب القانوني أن يجيب بالقدر الذي لا يُعرَض مصلحة المجلس للضرر، وإذا رأى أحد ملاك المؤسسات أو مديري عموم الشركات أن الرد على سؤاله غير مقنع احتكم إلى الوزارة وكان قرارها في هذا الشأن نافذاً.

17.      يلتزم كل مالك مؤسسة أو مدير عام شركة بالقرارات التي تصدر من الجمعية وفقاً لأحكام هذه اللائحة واللوائح الأخرى النافذة سواءً أكان حاضراً أم غائباً وسواء أكان موافقاً على هذه القرارات أم لا.

18.      يترأس اجتماع الجمعية رئيس مجلس الإدارة أو نائبه في حال غيابه، ويتولى رئيس مجلس الإدارة أو من يفوضه افتتاح جلسة الاجتماع وتلاوة ملخص تقرير المجلس، كما يتولى تنظيم إدارة النقاش وطرح الأسئلة ووضع الآلية المتبعة في التصويت السري والعلني، وله الحق في تفويض من يراه للقيام بتنظيم ذلك ويختار الرئيس في بداية الجلسة شخصاً أو أكثر من بين ملاك المؤسسات ومديري عموم الشركات ليتولى مهمة أمانة سر الجمعية العمومية بالإضافة لممثل الوزارة.

19.      يتم التصويت على الحسابات الختامية المنتهية أو أي موضوعات أخرى يطرحها المجلس للتصويت ويتم الإعلان عنها في جدول الأعمال بعد انتهاء النقاش بطريقة الاقتراع السري، حيث يدلي ملاك المؤسسات ومديري عموم الشركات الحاضرون في الجلسة بأصواتهم بالموافقة أو الرفض أو الامتناع من خلال نماذج التصويت (ورقياً أو إلكترونياً) التي يوزعها المجلس عليهم عند تسجيلهم لأسمائهم وتوقيعهم بالحضور، ولا تحتسب الأصوات التي لا يتم الإدلاء بها وفق الاستمارات التي توزع عليهم.

20.      في حال عدم اعتماد التصويت الإلكتروني يشكل رئيس الجمعية العمومية لجنة خلال انعقاد الجمعية تتولى القيام بتجميع استمارات التصويت الورقية المعبأة من قبل ملاك المؤسسات ومديري عموم الشركات أو وكلائهم الحاضرين فور اكتمال عملية التصويت ولا يجوز لأي شخص آخر من غير أعضاء اللجنة القيام بتجميع الاستمارات.

21.      يتم فرز وتسجيل الأصوات بواسطة لجنة يتم تشكيلها خلال انعقاد الجمعية بمشاركة مندوب الوزارة ويتم استبعاد كافة الأصوات التي يتبين مخالفتها للأنظمة والتعليمات وبعد اكتمال عمليات الفرز ترفع النتيجة إلى رئيس الجلسة الذي يقوم بتلاوة نتيجة التصويت ومن ثم إقرار الجمعية بذلك، وتصدر قرارات الجمعية بالأغلبية لعدد الأصوات بعد استبعاد الاستمارات الممتنع أصحابها عن التصويت.

22.      يحرر في اجتماع الجمعية محضر يتضمن أسماء ملاك المؤسسات ومديري عموم الشركات الحاضرين أصالة أو وكالة والقرارات التي اتخذت وعدد الأصوات التي وافقت عليها أو خالفتها وخلاصة وافية للمناقشات التي دارت في الاجتماع وتدون بصفة منتظمة عقب كل اجتماع في سجل خاص يوقعه رئيس الجمعية.

23.      يبطل كل قرار يصدر من الجمعية العمومية بالمخالفة لأحكام هذه اللائحة واللوائح الأخرى النافذة ولكل مالك مؤسسة أو مدير عام شركة أو وكلائهم حق الاعتراض على القرار في الاجتماع.​

1. ​يتكون مجلس الإدارة من (6) أعضاء يتم اختيار أعضاء مجلس إدارة المجلس التنسيقي من ملاك المؤسسات ومديري عموم الشركات، بحيث يتم انتخاب ثلثي أعضاء المجلس من قبل ملاك المؤسسات ومديري عموم الشركات ويُعين الوزير الثلث الباقي من بين ملاك المؤسسات ومديري عموم الشركات.
2. مدة عضوية المجلس أربع سنوات ويجوز إعادة انتخاب أو تعيين من انتهت مدة عضويته لمدة أو مدد أخرى، كما يجوز تمديد مدة عضوية المجلس بقرار من الوزير وفقاً لما يراه مناسباً.
3. يحق للملاك ومديري عموم الشركات الترشح لعضوية المجلس وفقًا للضوابط التي يضعها مجلس الإدارة ويتم اعتمادها من الجمعية العمومية. ​​
   

يشترط للترشح لعضوية المجلس توفر الشروط التالية:

1. ألا يكون قد صدر في حق المؤسسة أو الشركة قرار بالإيقاف عن الخدمة خلال الخمس السنوات الأخيرة التي عملت فيها المنشأة.
2. ألا تقل نسبة درجة تقييم الوزارة للمؤسسة أو الشركة عن (85%)  خلال الخمس سنوات الأخيرة.
3. ألا يكون سبق وأن صدر بحقه حكم شرعي في جريمة مخلة بالشرف أو الأمانة ولم يرد له اعتباره.
4. ألا يزيد عمر المرشح عن خمسة وستون عاماً.
5. أن يكون المرشح لائقاً صحياً بموجب تقرير طبي صادر من مستشفى حكومي.
6. ألا تقل مدة ممارسته لهذه الخدمة عن خمسة أعوام.
7. ألا يقل مؤهله التعليمي عن الشهادة الجامعية أو ما يعادلها.

وللوزير الاستثناء من توفر شرط أو أكثر من الشروط الواردة أعلاه متى ما رأى ذلك.​

​​يعين الوزير رئيس مجلس الإدارة من بين الأعضاء البالغ عددهم (6) وينتخب المجلس من بين أعضائه نائباً للرئيس ليساعده في أداء مهامه ومسؤولياته، ويتولى جميع المهام والمسؤوليات في حال غياب الرئيس.​

​​تنتهي العضوية بالمجلس في إحدى الحالات التالية:

1. انتهاء الدورة الانتخابية للمجلس والمحددة وفقاً للمادة (الثانية عشرة) من اللائحة.
2. حل المجلس وفقاً لما نصت عليه المادة (السادسة عشرة) من اللائحة.
3. الوفاة.
4. العجز وعدم القدرة على القيام بالمهام الموكلة إليه.
5. فقدان العضو لمنصبه في إدارة المنشأة.
6. صدور قرار قطعي بإلغاء ترخيص خدمة حجاج الداخل الممنوح للمنشأة التي يديرها العضو أو يملكها.
7. التغيب عن حضور ثلاثة اجتماعات من الاجتماعات الدورية أو الاستثنائية للمجلس على التوالي أو خمسة اجتماعات متفرقة بدون تقديم عذر يقتنع به رئيس مجلس الإدارة، وفي حال التغيب عن الحضور لأكثر من خمس مرات متفرقة، يتم إسقاط عضويته من قبل الوزارة وتعيين بديلا عنه.
8. عدم التجديد لترخيص المنشأة التي يديرها العضو أو يملكها.
9. استقالة العضو وقبولها من الوزير.
10. صدور حكم على العضو في جريمة مخلة بالشرف والأمانة.
11. صدور قرار من الوزير بإسقاط العضوية. ​

​​يُحَل المجلس في الحالات التالية:

1. انتهاء عضوية أكثر من نصف أعضاء مجلس الإدارة.
2. إذا لم يستطيع المجلس القيام بالمهمات الموكلة إليه.
3. إذا رأى الوزير أن المصلحة العامة تقتضي ذلك.

وللوزير في الحالات المشار إليها أن يصدر قرار بتكليف من يسير أعمال المجلس إلى حين إعادة انتخاب أعضائه.​​

​أولًا: إذا انتهاء عضوية أحد أعضاء المجلس وفقاً للحالات الموضحة في المادة (الخامسة عشرة) للوزير تعين عضوًا بديلاً عن المنتهية عضويته وتكون عضوية البديل المعين في هذ الحالة لنهاية مدة السلف.

ثانيًا: إذا تم حل مجلس الإدارة وفقًا للحالات الموضحة في المادة (السادسة عشرة) للوزير أن يصدر قرار بتكليف من يسير أعمال المجلس إلى حين إعادة انتخاب أعضائه أو الدعوة لإجراء الانتخابات.​​

​​يعقد المجلس اجتماعاته الدورية مرة كل شهر على الأقل بناء على دعوة من رئيس مجلس الإدارة مصحوبة بجدول الأعمال، ويجوز للمجلس عقد اجتماعات استثنائية بناء على طلب أي من الأعضاء وتأييد نصف الأعضاء على الأقل لعقد هذا الاجتماع، ولا تصح اجتماعات المجلس الدورية أو الاستثنائية إلا بحضور ثلثي الأعضاء على الأقل بما فيهم الرئيس أو نائبه، ولا يجوز لعضو المجلس تفويض الغير أو أحد أعضاء المجلس لحضور اجتماعات المجلس، كما يجوز عقد الاجتماعات عن بعد عند الحاجة لذلك وفق ما يقرره رئيس المجلس أو نائبه.

​​تصدر قرارات المجلس بأغلبية الحاضرين وعند التساوي يكون لرئيس مجلس الإدارة أو نائبه صوتاً مرجحاً، ويكون التصويت على قرارات المجلس بطريقة التصويت العلني وتكون قرارات المجلس نهائية وملزمة فيما صدرت فيه ونافذة بعد مرور (30) يوم من تاريخ تبليغها للوزارة دون صدور اعتراض بشأنها أو ملاحظات عليها.​

1. ​​يرشح المجلس أميناً عاماً له من بين أعضاءه، ويتم اعتماده من قبل الوزير أو من ينوب عنه، ويمارس كافة المهام المتعلقة بالمجلس، ولا يجوز اعفاؤه إلا بموافقة الوزير.
2. في حال تعذر ترشيح أميناً عاماً من بين أعضاء المجلس يحق للمجلس ترشيح أمين عام من غير أعضائه وفق الإجراءات الواردة في البند (1) على أن تتوفر فيه الشروط التالية :
   

أ. أن يكون سعودي الجنسية.

ب. ألا يزيد عمر المرشح عن خمسة وستون عاماً.

ت. ألا يقل مؤهله التعليمي عن الشهادة الجامعية أو ما يعادلها.

ث. توفر مدة خبرة لا تقل عن خمسة أعوام في إدارة أنشطة ذات علاقة بأعمال الحج .

ج. ألا يكون سبق وأن صدر بحقه ​حكم شرعي في جريمة مخلة بالشرف أو الأمانة ولم يرد له اعتباره.​

​​للوزير إذا رأى عدم مناسبة المرشح للأمانة العامة –من غير أعضاء مجلس الإدارة – أن يُعين من يراه، وتكون مدة تمديد عمله وعزله بقرار من الوزير، وينوب عنه أثناء اجازته من يختاره ويوافق عليه رئيس المجلس.​​

​تختص الأمانة العامة للمجلس القيام بالأعمال والمهام التالية:

1. إعداد جدول أعمال مجلس الإدارة والتحضير لاجتماعه وصياغة محاضره.
2. إعداد مشاريع القرارات والتوصيات التي يصدرها المجلس مع تزويد أعضاء المجلس بنسخ منها.
3. التنسيق بين مختلف وحدات ولجان المجلس وتوزيع الأعمال والمراسلات حسب الجهة المختصة بالمجلس.
4. القيام بإعداد كافة مخاطبات المجلس مع المنشآت والوزارة والجهات الرسمية وغير الرسمية.
5. استقبال كافة المراسلات الموجهة للمجلس.
6. الإعداد لمشاركات المجلس في الفعاليات والمعارض والندوات والمناسبات الرسمية وغيرها.
7. إعداد التقرير السنوي لأعمال المجلس تمهيداً لاعتماده من قبل مجلس الإدارة.
8. إعداد الخطة التشغيلية للمجلس.
9. الإشراف اليومي على أعمال المجلس الإدارية والمالية وحسن أداء الموظفين.
10. إعداد التقارير والدراسات التي يكلف بها الأمين العام من قبل مجلس الإدارة.
11. إعداد العقود الخاصة بتعيين الموظفين ومتابعة مخصصاتهم ومكافآتهم.
12. تمثيل المجلس في الأمور التي يرى مجلس الإدارة أو الرئيس تفويضه للقيام بها ويحق للمجلس تفويضه بأي مهام أخرى تقع ضمن اختصاص المجلس.
13. متابعة تنفيذ وتطبيق القرارات التي يصدرها مجلس الإدارة.
14. القيام بكافة ما تكلف به الأمانة من قبل مجلس الإدارة في حدود اختصاصاته.
    

​للمجلس تشكيل لجان ووحدات فرعية متخصصة يناط بها القيام بمهام وأعمال فنية واستشارية وتنفيذية محددة وفقاً لما تقتضيه حاجة المجلس وبما يحقق أغراضه وأهدافه، وللمجلس السلطة على جميع الوحدات التابعة له واللجان المشكلة من قبله.​​

​​يكون للمجلس ذمة مالية مستقلة ومنفصلة عن الذمة المالية للمنشآت ويترتب على ذلك اكتسابه الحقوق وتحمله للالتزامات المالية باسمه وبشكل منفصل عن الأعضاء فيه ويصدر مجلس الإدارة ميزانية وتقرير بالمركز المالي سنوياً.​

​تتكون موارد المجلس من البنود التالية:

1. المقابل المالي للخدمات التي يقدمها المجلس.
2. أجور الخدمات التي يقدمها مباشرة.
3. الهبات والمنح والمعونات التي يتلقاها المجلس.
4. ايرادات المبادرات والاستثمارات التي ينفذها المجلس.
5. أي موارد أخرى بموافقة الوزارة.

مع الالتزام بعدم تحميل الحجاج مبالغ مالية إضافية لقاء المقابل المالي الذي ستدفعه المنشآت للمجلس التنسيقي والتأكيد عليها بذلك.​

​​تكون السنة المالية للمجلس هي السنة المالية للدولة. ​

​يصدر المجلس عن كل سنة مالية ميزانية له وتقريراً مفصلاً عن نشاط المجلس ومركزه المالي ويوقع رئيس مجلس الإدارة على الوثائق المشار إليها.​​

​​في حال تأخر إصدار الميزانية السنوية للمجلس، يُعمل بتقديرات الميزانية السابقة إلى أن توافق الجمعية العمومية على الميزانية الجديدة وذلك خلال (تسعين) يوما من بداية السنة المالية، وفي هذه الحالة –استثناء- يتعين موافقة الوزير عليها، وفي حال انقضاء المدة المحددة المشار إليها دون عرض الميزانية على الجمعية العمومية أو عدم الموافقة عليها، فللوزارة أن تتخذ ما تراه.​​

​للمجلس الحق في الصرف من إيراداته على كل ما يمكنه من أداء مهامه وفق الأصول المحاسبية، والتعليمات المالية المنظمة لذلك.​​

​​يتقيد المجلس بالقواعد المالية والتعليمات والنماذج المحاسبية المتعارف عليها وتمسك دفاتره وفقاً للأسس التجارية كما أن على المجلس إيداع أمواله باسمه لدى بنك أو أكثر من البنوك المحلية يختاره المجلس.​

​​يكون للمجلس مراجع حسابات (أو أكثر) يرشحه المجلس ويعتمد تعيينه من قبل الوزير من بين المحاسبين القانونيين المرخص لهم بالعمل في المملكة العربية السعودية، ويختص المراجع بمراجعة حسابات المجلس وتدقيق ميزانيته العمومية وحساب الأرباح والخسائر وقوائم الجرد والحسابات الختامية وتقديم تقرير سنوي مع الحسابات الختامية وتبلغ بها الوزارة.​

​​يلتزم المجلس بالضوابط المالية التالية:

1. لا يجوز صرف أي مبلغ من صندوق المجلس أو الحساب البنكي المخصص للمجلس أو إجراء أي حوالة بنكية إلا بموجب سند صرف موقع من رئيس مجلس الإدارة أو من ينوب عنه إلى جانب مشرف الشعبة المالية أو من ينوب عنه ولا يتم السحب أو إجازة صرف أي مبلغ إلا بتوقيع مزدوج ويعتمد توقيع المفوضين المشار إليها لدى البنك الذي يتم فيه فتح الحساب الخاص بالمجلس وبموجب قرار يصدره رئيس مجلس إدارة المجلس.
2. يقع باطلا كل قرار أو تصرف يخالف حكم الفقرة (1) من هذه المادة، ويكون كل من صدر عنه أو شارك في إصداره مسؤولا-بقدر مخالفته- عن رد الأموال التي صرفت دون موافقة مجلس الإدارة أو صرفت في غير الغرض الذي خصصت له، وعليه ردها خلال (ثلاثين) يوماً من تاريخ المطالبة بها.
3. تعد الشعبة المالية موازنة مراجعة شهرية تعتمد من أمين عام المجلس ويتم عرضها على المجلس في اجتماعه الدوري لإجازتها.
4. يتم الصرف من أموال المجلس وفقاً للإجراءات أعلاه بموجب شيك مصرفي أو حواله بنكية من حساب المجلس بما في ذلك صرف رواتب الموظفين والعاملين بالمجلس ومكافآت أعضاء المجلس واللجان المتخصصة فيه.
5. يجوز بقرار من المجلس تخصيص سلفه نقدية مستديمة بحد أعلى مبلغ مقداره (30.000) ثلاثون ألف ريال تصرف لأمين الصندوق لمواجهة المصروفات النثرية والطارئة ويفوض المجلس أمين عام المجلس لاعتماد الصرف منها ويكون الصرف بتوقيع أمين عام المجلس ومشرف الشعبة المالية أو من ينوب عنه على أن يتم تسويتها مع نهاية السنة المالية للمجلس.
6. يتم تأمين احتياجات المجلس بأنواعها بناءً على الاحتياج الفعلي وبالجودة والسعر المناسبين وبموجب فواتير أو محاضر معتمدة في حدود الصلاحيات المفوضة.​​

​​  يصرف لكل عضو من أعضاء المجلس مكافأة مالية لا تتجاوز (2,000) ألفي ريال في الشهر لقاء حضوره اجتماعات المجلس الدورية والاستثنائية وقيامة بالأعمال المكلف بها من قبل المجلس وذلك وفق ضوابط صرف محددة بموجب القواعد التنظيمية الداخلية لأعمال المجلس وتصدر بموجب قرار من أمانة المجلس.​

1. ​تعد وكالة الوزارة لشؤون الحج معايير لتقييم أداء المجلس تعتمدها الوزارة​.
2. يجري المجلس تقويما ذاتياً سنوياً لأدائه وفقا لمعايير التقييم المعتمدة.
3. في حال انخفاض درجة نتائج تقييم المجلس عن الحد الذي تضعه وكالة الوزارة، فللوزير منح مجلس إدارة المجلس مهلة لا تتجاوز سنة لمعالجة الوضع وتحسين تقييم المجلس، وفي حال استمرار انخفاض درجة التقييم عن الحد الأدنى بعد انتهاء المهلة، فللوزير إعادة تشكيل مجلس إدارة المجلس ومنحه مهلة لا تتجاوز سنة لمعالجة الوضع وتحسين أداء المجلس. ​​

​​يُسأل أعضاء المجلس بالتضامن فيما بينهم عن أية مخالفة لأحكام هذه اللائحة وتقع المسؤولية على جميع أعضاء مجلس الإدارة إذا نشأ الخطأ عن قرار صدر بإجماعهم، أما القرارات التي تصدر بالأغلبية فلا يسأل عنها المعارضون متى أثبتوا اعتراضهم عليها صراحة في محضر الاجتماع ولا يعتبر الغياب عن حضور الاجتماع الذي يصدر فيه القرار سبباً للإعفاء من المسؤولية إلا إذا ثبت عدم علم العضو الغائب بالقرار وللوزير وقف تنفيذ أي قرار يصدر عن المجلس إذا كان مخالفاً للأنظمة والتعليمات أو تجاوز الأهداف المقررة للمجلس.​

​​يخضع المجلس تنظيمياً لرقابة وإشراف الوزير أو من ينيبه.​

​​للوزير حق تفسير أحكام هذه اللائحة ويكون تفسيره ملزماً في حالة وجود خلاف بشأن إحدى مواد هذه اللائحة.​

​يجوز للوزارة تعديل هذه اللائحة بالتنسيق مع وزارة الداخلية ووزارة التجارة وذلك بناءً على اقتراح من المجلس أو إذا دعت الضرورة لذلك.​​

​​تحل هذه اللائحة محل اللائحة التنظيمية لمجلس تنسيق مؤسسات وشركات خدمة حجاج الداخل الصادرة بالقرار الوزاري رقم (68168) وتاريخ 25/5/1434ه، وتلغي كافة ما يتعارض معها من قرارات وزارية سابقة.​

​تعتمد هذه اللائحة من الوزير ويُعمل بها من تاريخ اعتمادها.​​