تتضمن مرحلة المراجعة ثلاث مراحل فرعية؛ يحكم كل منها عدد من السياسات والإجراءات. وتشمل هذه المراحل الفرعية: مرحلة ما قبل الزيارة الميدانية، ومرحلة الزيارة الميدانية، ومرحلة ما بعد الزيارة الميدانية. وتوضح الأقسام الآتية السياسات الخاصة بكل منها:
11.1 قبل الزيارة الميدانية
• قبل زيارة المراجعين، تستكمل اللجنة الإشرافية بالمركز الوطني للتقويم والاعتماد الأكاديمي إعداد القائمة النهائية لفريق المراجعين المستقل وتوافق عليها. واللجنة الإشرافية هي لجنة داخلية تابعة للمركز الوطني للتقويم والاعتماد الأكاديمي، وهي المسؤولة عن مراقبة عمليات الاعتماد والإشراف عليها.
• يختلف عدد أعضاء فريق المراجعة تبعًا لحجم المؤسسة أو البرنامج، وعدد الفروع أو المواقع، حيث لا يقل عدد الأعضاء عن أربعة أعضاء بمن فيهم الرئيس في حالة الاعتماد المؤسسي، ولا يقل عن ثلاثة أعضاء بمن فيهم الرئيس في حالة الاعتماد البرامجي. وتستمر زيارات المراجعة ( 4-5 ) أيام للاعتماد المؤسسي، و( 3-4 ) أيام للاعتماد البرامجي، وذلك تبعًا لحجم مواقع المؤسسة أو البرنامج وعددها.
• ويمكن أن تكون زيارة المراجعة ميدانيةً، أو افتراضيةً من خلال الشبكة العنكبوتية، أو مدمجةً تجمع بين النمطين. وينبغي ترتيب هذه الزيارة وتنسيقها مع جميع الأطراف المعنية، بما في ذلك المؤسسة أو البرنامج وفريق المراجعين.
• ويُعِد المركز الوطني للتقويم والاعتماد الأكاديمي الجدول الزمني للزيارة، ويوافق عليه بالتنسيق مع رئيس فريق المراجعة والمؤسسة أو البرنامج. ويُعقد اجتماع مع مسؤولي المؤسسة/البرنامج والأطراف المعنية الأخرى؛ لإعداد وضمان استعداد المؤسسة/البرنامج لاستضافة فريق المراجعة.
إن السياسات والمبادئ الأساسية للاعتماد الأكاديمي موحدة بصرف النظر عن نمط زيارة الموقع؛ إلا أن السياسات والإجراءات الإضافية الآتية تُطبق في حالة الزيارات على الشبكة، أو الزيارات المدمجة لاعتبارات الجودة والموثوقية:
• تُجرى جميع المقابلات من خلال الاتصال عبر أحد التطبيقات الرقمية المباشرة وفقًا للجدول الزمني المتفق عليه باستخدام برمجيات ومنصات اتصال مناسبة.
• يجب أن تكفل المؤسسات/البرامج قدرة النظام الإلكتروني على تخزين الوثائق الرقمية التي يمكن الوصول إليها عند الطلب.
• يجب أن تسمح جميع الاجتماعات التي تُعقد من خلال الاتصال الرقمي المباشر بمشاركة جميع الجهات المعنية مشاركةً تفاعليةً.
• يمكن طلب أدلة إضافية وتحميلها عبر الشبكة.
• يمكن أن يطلب رئيس فريق المراجعة القيام بزيارة ميدانية يقوم بها أحد أعضاء فريق المراجعين أو أكثر إذا رأى ذلك ضروريًا.
11.2 أثناء الزيارة الميدانية
خلال الزيارة، يُجري فريق المراجعة مقابلات مع جميع الجهات المعنية بالمؤسسة، ويقوم بجولة ميدانية للموقع، أو جولة عبر الشبكة الإلكترونية لمرافق الحرم الجامعي ومعداته، ويقوم بفحص المزيد من الوثائق وفقًا للجدول الزمني المحدد للزيارة. ويكون رئيس فريق المراجعين مسؤولًا مسؤوليةً كاملةً عن عملية المراجعة.
ويحدد المركز في "دليل إجراءات الاعتماد الأكاديمي" الممارسات الجيدة التي يتوقع أن تتبعها فرق المراجعة، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:
• إجراء مقابلات هادفة.
• الحصول على أدلة من وجهات نظر مختلفة.
• دراسة متعمقة لموضوعات مختارة.
• تقييم المدخلات والعمليات والمخرجات.
• التحقق من المعايير المؤسسية لمخرجات التعلم.
• اختبار الأدلة والتحقق منها وفقا لمعايير المركز.
• الحكم على فعالية التعليم.
• الاجتماع بالطلاب وأعضاء هيئة التدريس.
• فحص نظام إدارة الجودة.
وبينما تركز المراجعات البرامجية على البرامج الأكاديمية بصورة منفردة، يمكن وضع ترتيبات للنظر في مجموعات من البرامج ذات الصلة في آن واحد. وحيثما أمكن، تُنسق توقيت المراجعات البرامجية والمؤسسية في آن واحد. وبالإضافة إلى ذلك يضع المركز الترتيبات اللازمة للتشاور وتبادل المعلومات فيما بين فرق المراجعة.
قد يحتاج مجلس من مجالس الاعتماد الأكاديمي المتخصصة إلى متطلبات أكاديمية إضافية تخص مجال الدراسة من أجل التقارير التي تعدها فرق المراجعة عن المجالات الدراسية لبرامجهم، ويتعين على أعضاء فرق المراجعة مراعاة هذه الشروط الإضافية، إن وجدت. ويوضح دليل إجراءات الاعتماد الأكاديمي والأدلة الإرشادية ذات العلاقة الخطوات المتبعة لإعداد تقرير المراجعة، بداية من المسودة الأولى له حتى التقرير النهائي لفريق المراجعة.
في حالة اللجوء إلى الجولة الميدانية لمواقع المرافق والتجهيزات عن طريق الشبكة الإلكترونية، تقوم المؤسسة أولًا بتسجيل جولة للمرفق، وتحميلها على البوابة الرقمية المخصصة لذلك. وقد تشمل جولة المرافق، على سبيل المثال لا الحصر؛ عينات من المكاتب، والفصول الدراسية، والمختبرات، ومختبرات التدريس الطبي، ومراكز البحوث، ومرافق الحاسوب، والمكتبة، ومرافق التدريس، والصلاة، والدراسة، والترويح، والمناطق الرياضية، والخدمات الطبية، والكافتيريا، والمراكز الطلابية (النوادي)، لقسم الذكور والإناث والفروع المحددة سلفًا، إن وجدت. ثانيًا؛ يتم الاتفاق على ترتيب للقيام بجولة افتراضية عبر الشبكة الإلكترونية (جولة تبث على الهواء مباشرة من أجل تعزيز الجولة المسجلة مسبقًا)، وذلك استنادًا إلى مشورة رئيس الفريق بشأن المواقع المحددة التي تستحق رؤيتها لمزيد من عمليات التحقق، وطبقًا للجدول الزمني للمراجعة.
11.3 بعد الزيارة الميدانية
11.3.1 تقويم عمليات الاعتماد
بعد الزيارة مباشرةً، يرسل المركز الوطني للتقويم والاعتماد الأكاديمي استبيانات تقويم الزيارات إلى المؤسسة/البرنامج، والموظفين، والطلاب، والمراجعين كي يقوّموا جميع عمليات الاعتماد ومجالات التحسين. وتستخدم اللجنة الإشرافية نتائج هذه التقويمات لاقتراح خطط لتطوير عمليات الاعتماد.
11.3.2 مراجعة تقرير فريق المراجعين
يلتزم رئيس فريق المراجعة بتقديم المسودة الأولية لمستشار الاعتماد بعد نهاية المراجعة، ويكون الرئيس هو المسؤول عن مراجعة التقرير وإعداده في صورته النهائية خلال أسبوعين من تاريخ انتهاء الزيارة.
يقتصر دور مستشار الاعتماد على مراجعة المسودة النهائية للتأكد من توافقها مع متطلبات المركز.
يضمن المركز حق المؤسسة في مراجعة أي أخطاء في الحقائق التي قد ترد في التقرير، مع الحق في قبول توصيات فريق المراجعة أو رفضها وتقديم ما يبرر الرفض إن وجد، ويكون قبول رفض المؤسسة أو البرنامج من عدمه من صلاحيات رئيس الفريق.