القواعد المنظمة للسجل الوطني لجهات التحكم داخل المملكة

​1.  يُقصد بالألفاظ والعبارات الواردة في هذه القواعد المعاني المبينة لها في "المادة الأولى" من نظام حماية البيانات الشخصية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/19) وتاريخ 1443/2/9هـ والمعدل بموجب المرسوم الملكي رقم (م/148) وتاريخ 1444/9/5هـ، و"المادة الأولى" من اللائحة التنفيذية للنظام ما لم يرد لها تعريف خاص في هذه القواعد.
2.  يُقصد بالألفاظ والعبارات الآتية -أينما وردت في هذه القواعد- المعاني المبينة أمام كل منها، ما لم يقتضِ السياق غير ذلك: 
القواعد: القواعد المنظمة للسجل الوطني لجهات التحكم.
الجهة المختصة: الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي.
المنصة: منصة حوكمة البيانات الوطنية.
السجل الوطني: وسيلة لمراقبة ومتابعة جهات التحكم ومساعدتها في رفع مستوى الالتزام بأحكام النظام واللوائح، بالإضافة إلى تقديم الخدمات المتعلقة بإجراءات حماية البيانات الشخصية.
مسؤول حماية البيانات الشخصية: أي شخص طبيعي يتم تعيينه من قبل جهة التحكم يكون مسؤولاً عن حماية البيانات الشخصية ومتابعة تنفيذ أحكام النظام واللوائح، ومراقبة الإجراءات المعمول بها داخل جهة التحكم والإشراف عليها، وتلقي الطلبات المتعلقة بالبيانات الشخصية وفقاً لأحكام النظام واللوائح.
الممثل: ممثل الجهة لغرض استكمال إجراءات التسجيل في المنصة.

​تطبق هذه القواعد على جهات التحكم المشمولة بنطاق تطبيق نظام حماية البيانات الشخصية المُلزَمة بالتسجيل في المنصة في أي من الأحوال الآتية:
1.  إذا كانت جهة التحكم جهة عامة.
2.  إذا كان النشاط الرئيسي قائماً على معالجة وجمع البيانات الشخصية.
3.  إذا كانت جهة التحكم تجمع وتعالج بيانات شخصية حساسة من المحتمل أن يترتب على معالجتها مخاطر عالية على حقوق وحريات أصحاب البيانات الشخصية، مثل: البيانات الجنائية، أو البيانات الوراثية، أو أصل الفرد العرقي أو الإثني. 
وذلك بهدف بناء سجل وطني موحد يدعم لرفع مستوى التزام جهات التحكم بتطبيق أحكام النظام واللوائح.

1.  الجهة العامة: تقوم جهة التحكم العامة بتعبئة نموذج التسجيل المرسل من قبل الجهة المختصة وتعيين ممثل عنها، على أن يقوم ممثل الجهة باستكمال إجراءات التسجيل التي تشمل إكمال الحقول المطلوبة، وتحديد مدى الحاجة إلى تعيين مسؤول حماية البيانات الشخصية للجهة، وإصدار شهادة التسجيل للجهة.
2.  الجهة الخاصة: تقوم جهة التحكم الخاصة بالتسجيل في المنصة من قبل المالك أو الشريك ويتم تعيين ممثل عنها، على أن يقوم ممثل الجهة باستكمال إجراءات التسجيل التي تشمل إكمال الحقول المطلوبة، وأهلية التسجيل، وتحديد مدى الحاجة إلى تعيين مسؤول حماية البيانات الشخصية للجهة، وإصدار شهادة التسجيل للجهة.
3.  الأفراد: يقوم الفرد باستكمال إجراءات التسجيل التي تشمل إكمال الحقول المطلوبة، وأهلية التسجيل، وإصدار شهادة التسجيل للفرد.

​1.  الجهة العامة: يتم تعيين ممثل عنها من خلال نموذج التسجيل المرسل من قبل الجهة المختصة.
2.  الجهة الخاصة: يتم تعيين ممثل عنها من قبل المالك أو الشريك.

​1.  على جهة التحكم العامة أن تلتزم بالتأكد من صحة بيانات الممثل والقيام بتحديثها إذا دعت الحاجة إلى ذلك والتواصل مع الجهة المختصة في حال الرغبة في تغيير الممثل.
2.  على جهة التحكم الخاصة أن تلتزم بالتأكد من صحة بيانات الممثل والقيام بتحديثها إذا دعت الحاجة إلى ذلك في المنصة.​

​​على ممثل جهة التحكم في المنصة الالتزام بالآتي:
1.  استكمال آلية تسجيل الجهة.
2.  تعبئة البيانات الآتية:

​يتم استكمال الملف التعريفي وذلك بعد تعبئة البيانات الآتية:
1.    على ممثل الجهة العامة والخاصة استكمال الحقول المطلوبة في المنصة، ومنها:

​يتم إصدار شهادة التسجيل فور إتمام عملية التسجيل، وتتضمن الشهادة المعلومات الآتية:
1.  الرقم التسلسلي الخاص بالتسجيل.
2.  اسم الجهة/ الفرد.
3.  شعار الجهة.
4.  عنوان الجهة.
5.  البريد الإلكتروني الرسمي للجهة/ للفرد.
6.  رقم التواصل الرسمي للجهة/ للفرد.
7.  تاريخ الإصدار والانتهاء.
8.  رمز الاستجابة السريعة (QR code).
يتم إشعار جهة التحكم بموعد انتهاء مدة صلاحية شهادة التسجيل قبل (30) يوماً من تاريخ الانتهاء، وفي حال انتهاء مدة صلاحية شهادة التسجيل يمكن لجهة التحكم الاستفادة من الخدمات المقدمة في المنصة خلال مدة لا تزيد على (5) أيام، بعد ذلك لا يمكن الاستفادة من الخدمات المقدمة إلا بطلب التجديد.​

​تتيح الجهة المختصة التحقق من تسجيل جهات التحكم بهدف رفع مستوى الثقة في الخدمات المقدمة، على أن تكون شهادة التسجيل متاحة للعموم في السجل الوطني لحماية البيانات الشخصية.

​تقوم الجهة المختصة بمراجعة هذه القواعد متى ما اقتضت الحاجة ولها إجراء أي تعديل أو تحديث عليها.

​يُعمل بهذه القواعد اعتباراً من تاريخ النشر في موقع الجهة المختصة الرسمي.