المادة التاسعة: مسك الدفاتر والسجلات وحفظها
1-على المكلف مسك وحفظ الدفاتر والسجلات ذات العلاقة بمعاملاته التجارية وأنشطته الخاضعة للأنظمة الزكوية أو الضريبية، بالإضافة إلى المستندات والبيانات التي تثبت صحتها.
2-تشمل الدفاتر والسجلات المشار إليها في الفقرة (1) من هذه المادة –بحدٍ أدنى- ما يلي:
أ-الدفاتر التجارية والسجلات المحاسبية الواجبة لتحديد الزكاة أو الضريبة المستحقة بحسب ما تحدده اللائحة.
ب-سجلات السداد أو الفواتير الضريبية أو ما يماثلها من المستندات.
ج-أي مستند آخر يجب الاحتفاظ به بموجب الأنظمة الزكوية أو الضريبية.
3-باستثناء المكلفين من المنشآت متناهية الصغر ودون الإخلال بأي أنظمة أو لوائح أخرى سارية في المملكة، يجب على كافة المكلفين إعداد تقارير مالية للأغراض الزكوية أو الضريبية؛ وتحدد اللائحة المعايير والمتطلبات الخاصة بتلك التقارير.
4-باستثناء ما نصت عليه الاتفاقية الموحدة للضريبة الانتقائية لدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، والاتفاقية الموحدة لضريبة القيمة المضافة لدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، يجب على المكلف حفظ الدفاتر والسجلات المحددة في الفقرة (1) من هذه المادة لمدة لا تقل عن أربع (4) سنوات من تاريخ نهاية السنة التقويمية المتعلقة بالفترة الزكوية أو الضريبية ذات الصلة.
5-يجب على المكلف الاحتفاظ بالدفاتر والسجلات والمستندات –المحددة في الفقرة (1) من هذه المادة- في المملكة ورقيًا أو إلكترونيًا.
6-في حال كان حفظ المستندات ورقيًا فيجب أن تُحفظ بطريقة مناسبة تكفل حفظها وعدم تلفها، وأن تظل متاحة لاطلاع الهيئة عليها وفحصها طوال فترة الحفظ.
7-في حال كان الحفظ إلكترونيًا فيجب أن يكون وفقًا لضوابط حفظ السجلات إلكترونيًا المحددة في اللائحة.
8-لا تسري أحكام هذه المادة على المكلف غير المقيم –الخاضع لضريبة الدخل- الذي ليس لديه منشأة دائمة في المملكة.
9-تحدد اللائحة أي أحكام أو إجراءات خاصة أخرى متعلقة بمسك الدفاتر وحفظ السجلات.