حيث يهدف الاعتماد الأكاديمي إلى ضمان الجودة والتحسين المستمر، والسعي نحو تحقيق التميز، فإن أنشطة ضمان الجودة في المؤسسات والبرامج لا تتوقف عند صدور قرار الاعتماد. كما تستمر الصلة بين المؤسسات والبرامج المعتمدة والمركز من خلال عدد من الأنشطة التي تحكمها السياسات التالية:
يحق للمركز الوطني للتقويم والاعتماد الأكاديمي طلب مزيد من المعلومات من أجل المتابعة، والقيام بزيارات متابعة كلما رأى المركز ذلك وفقًا للمعايير المحددة لديه؛ للتأكد من الامتثال للمعايير، أو بناءً على طلب مجلس الاعتماد الأكاديمي المختص، أو لجنة الاعتماد الأكاديمي؛ لأسباب مثل: الشكاوى، أو انخفاض الأداء السنوي على النحو الذي أوضحته مؤشرات الأداء الرئيسة.
13.1 المؤسسات/البرامج المعتمدة اعتماد كامل
• تلتزم المؤسسات والبرامج المعتمدة بتقديم خطة عمل استجابة للتوصيات الواردة في قرار الاعتماد، ويوفر المركز للمؤسسات والبرامج التغذية الراجعة حيال الخطة المقدمة. ويراقب المركز تنفيذ خطة العمل من خلال تقارير المتابعة السنوية والدورية.
• تلتزم المؤسسات والبرامج المعتمدة بتحديث بياناتها الأساسية (الملف السنوي للمؤسسة والبرنامج) مع مؤشرات الأداء الرئيسية، والوثائق المطلوبة إلى المركز بتقديم ملف سنوي بحلول نهاية كل سنة دراسية وفي موعد لا يتجاوز ديسمبر. وتعد هذه البيانات مرجعًا أساسيًا لتحديد التقدم في الأداء، واتجاه قيم مؤشرات الأداء الرئيسية، فضلًا عن أي انخفاض في الأداء وأي تغيير جوهري.
• إذا اتضح وجود اعتبارات خطيرة تؤثر على نوع الاعتماد، فإن اللجنة الإشرافية تُصعد ذلك إلى لجنة الاعتماد الأكاديمي فيما يتعلق بالاعتماد المؤسسي، ومجلس الاعتماد الأكاديمي المتخصص للاعتماد البرامجي للنظر في حالة الاعتماد.
• تلتزم المؤسسات والبرامج المعتمدة -بعد سنتين وبعد أربع سنوات- من تاريخ صدور قرار الاعتماد المؤسسي بتقديم تقرير عن متابعة التقدم الذي أُحرز في الجوانب الواردة بخطة العمل، والتي اتفقت على معالجتها، ويزودها المركز بالتغذية الراجعة حيال ما ورد بالتقارير.
• بناء على نتائج فحص التقارير ورصد الإجراءات المتخذة؛ يحق للمركز القيام بزيارة إلى المؤسسة/البرنامج.
• يؤدي عدم تقديم تقرير المتابعة والوثائق في الوقت المحدد إلى إنذار بسحب الاعتماد. وإذا لم تقدم المؤسسة أو البرنامج تقريرًا عن المتابعة في غضون ( 60) يومًا من الإنذار، يُسحب الاعتماد.
• إذا قرر المركز الوطني للتقويم والاعتماد الأكاديمي سحب اعتماد مؤسسة، أو رفضه ،أو اختار عدم تجديد اعتمادها لأي سبب من الأسباب، فإن البرامج المعتمدة داخل تلك المؤسسة تحتفظ بحالة الاعتماد، لكن إذا كان السبب متعلقًا بالجودة الأكاديمية؛ مثل التعليم والتعلم، يعاد النظر في حالة اعتماد البرامج.
• بالنسبة للمؤسسات/البرامج المعتمدة بالكامل، والتي لم تلتزم بجميع التوصيات، قد لا يؤدي ذلك إلى سحب الاعتماد -ما لم تكن هناك مشاكل خطيرة تؤثر على الجودة- غير أنه سيتم النظر في اتخاذ إجراءات المراجعة المناسبة في المراجعة المقبلة لاعتماد المؤسسة/ البرامج.
13.2 المؤسسات/البرامج المعتمدة اعتمادًا مشروطًا
يمكن للمؤسسة/البرنامج الحاصلة على اعتماد مشروط التقدم، بعد ستة أشهر من تاريخ اتخاذ قرار الاعتماد، وما لا يقل عن ستة أشهر من تاريخ انتهاء مدة الاعتماد، بطلب مدعوم بأدلة لإزالة الشروط. ويُسمح للمؤسسة/البرنامج المعتمد بشروط بتقديم طلب إزالة الشرط مرةً واحدةً فقط. وعدم تقديم طلب في غضون هذا الوقت لن يؤدي أبدًا إلى تمديد حالة الاعتماد. كما يؤدي الفشل في حل الشرط/الشروط الأصلية بعد تقديم طلب جديد من مؤسسة/برنامج معتمد من قبل اعتماد مشروط إلى رفض الاعتماد.
يتم التحقق من استيفاء المؤسسة/ البرنامج لشروط الاعتماد، وإذا تم تسوية جميع الشروط على نحو مرضٍ، يمنح الاعتماد الكامل، وتمدد فترة الاعتماد إلى تاريخ دورة المراجعة الشاملة المقبلة، ولن يتجاوز مجموع فترة الاعتماد المشروط والتمديد، -إذا مُنح-، سبع سنوات للاعتماد المؤسسي، وخمس سنوات للاعتماد البرامجي.
وإذا لم تستوفَ الشروط تكمل (المؤسسة/ البرنامج) فترة الاعتماد الممنوحة سابقًا إلا إذا خلُص- من خلال لجنة/مجالس الاعتماد- إلى أن عدم الامتثال خطير بما فيه الكفاية، و/أو أن لديه اعتبارات بشأن مدى كفاية الاستجابة أو اعتبارات متعلقة بقدرة ( المؤسسة/البرنامج ) على إجراء التحسينات المطلوبة للحفاظ على جودة التعليم خلال فترة الاعتماد، وفي مثل هذه الحالات، يطلب المركز الوطني للتقويم والاعتماد الأكاديمي إجراء مراجعة شاملة على حساب المؤسسة/البرنامج.
13.3 تغييرات مؤسسية أو برامجية جوهرية
يدرك المركز ضرورة إجراء تعديلات في البرامج والمقررات والأنشطة المؤسسية التي تجري بين الفينة والأخرى استجابةً للظروف المتغيرة. غير أن أي تغيير جوهري قد يؤثر على حالة اعتماد مؤسسة وبرامجها؛ لذا يجب أن تتاح للمركز الفرصة لتحديد ما إذا كان التغيير المتوقع يشكل تغييرًا جوهريًا، وبالتالي تترتب عليه آثار بالنسبة للاعتماد.
13.3.1 تعريف التغيير الجوهري
إن التغيير الجوهري لمؤسسة معتمدة؛ هو أي تغيير يتطلب تعديل الترخيص الذي تمنحه وزارة التعليم. قد يشمل كذلك الانتقال إلى مقرات عمل جديدة، واستخدام أماكن عمل إضافية، وأي تغيير يرتبط بتغيير الملكية.
وبالنسبة للبرنامج المعتمد؛ فإن التغيير الجوهري هو أي تغيير يؤثر تأثيرًا كبيرًا على مخرجات التعلم، أو هيكله، أو تنظيمه، أو تقديمه، أو على أساس اعتماده.
13.3.2 إخطار المركز
ينبغي إبلاغ المركز قبل فصل دراسي كامل واحد على الأقل من القيام بأي تغيير جوهري على مؤسسة أو برنامج قائم. وينبغي تقديم الإخطار بالبدء في برنامج جديد قبل تسعة أشهر من التسجيل الأول المقترح للطلاب.
ولذلك، لكي يُوسع نطاق الاعتماد المؤسسي؛ ليشمل النطاق الجديد للأنشطة، يجب على المؤسسة أن تقدم التغيير المقترح إلى المركز لمراجعته بالتزامن مع طلب تعديل رخصتها. ويجوز للمركز أن يُجري مراجعة للتأكد من استمرار الوفاء بمتطلبات ضمان الجودة.
13.3.3 عدم إخطار المركز
إذا حدث تغيير جوهري دون إبلاغ المركز، قبل فصل دراسي كامل واحد على الأقل، فإن اعتماد البرنامج ينتهي، ويجب أن يعيد تقديم طلب اعتماد جديد.